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En caso de que cualquiera de los términos o disposiciones de estos términos y condiciones se considerare inaplicable, el resto de los términos y disposiciones no se verá obstaculizado y el término o disposición inaplicable será reemplazado por un término o disposición aplicable que se acerque lo más posible a la intención implícita del término o disposición inaplicable. Estos términos y condiciones estarán sujetos a todos los demás contratos que usted haya celebrado con GreenLight S.A.. El acceso y el uso que haga el usuario del sitio Web greenlightla.com, y los términos de esta exención se rigen por las leyes de la República de Colombia.
CAPÍTULO PRÍMERO
DISPOSICIONES GENERALES
GREENLIGHT S.A.constituida y existente bajo las leyes de la República de Colombia, en adelante GREENLIGHT, actuando como responsable del tratamiento de información personal, se identifica a través de los siguientes datos:
Razón social :
GREENLIGHT S.A.
NIT :
900.220.926-3
Dirección :
Calle 23 N° 20-20 Bogotá / Colombia
Correo electrónico :
habeas@greenlightla.com
Teléfono :
(571) 351 6050
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales tiene como propósito establecer los criterios bajo los cuales se realiza el tratamiento de la información personal que reposa en las bases de datos, archivos físicos y digitales de GREENLIGHT, dando así cumplimiento al art. 2.2.2.25.3.1 de decreto 1074.
Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de GREENLIGHT, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de datos personales. Así mismo establece los criterios que GREENLIGHT ha incorporado para el tratamiento de los datos personales, los mecanismos para que los titulares puedan ejercer sus derechos, las finalidades, las medidas de seguridad, y otros aspectos relacionados con la protección de la información personal.
La presente Política de tratamiento de datos personales está dirigida a:
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, da cumplimiento al Régimen de Protección de Datos Personales en Colombia, en especial, el artículo 15 y 20 de la Constitución Nacional, la Ley 1581 de 2012, el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y la Sentencia C-748 de 2011.
CAPÍTULO SEGUNDO
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
GREENLIGHTrecolecta datos personales de carácter público, semiprivado, privado y sensible. De acuerdo con la clasificación del Registro Nacional de Bases de Datos Personales, las categorías de datos que tiene GREENLIGHT S.A, en sus bases de datos, son las siguientes:
Los datos personales que son obtenidos por GREENLIGHT están sometidos a los siguientes tratamientos:
GREENLIGHT recolecta información personal a través de diversos medios en el desarrollo de las diferentes actividades relacionadas con su objeto social, y las obligaciones que tiene como empleador. La información personal será obtenida de tres formas diferentes: a) directamente del titular, b) de un tercero siempre y cuando este cuente con la autorización y c) de fuentes públicas de información.
Así mismo la recolección de información personal podrá llevarse a cabo a través de medios físicos, digitales o electrónicos, y en cada uno de ellos se incorporará un aviso de privacidad y autorización, dando así cumplimiento a los requisitos establecidos en el art. 2.2.2.25.3.2 y 2.2.2.25.3.3 del decreto 1074 y obedeciendo los principios de libertad y finalidad del art. 4 de la Ley 1581.
El almacenamiento de la información personal contenida en las bases de datos o sistemas de información se encuentra en los servidores propios dentro del país, y en servidores externos de terceros, los cuales cuentan con medidas de seguridad física, técnicas y administrativas, y cuenta con controles de acceso a la información, garantizando el principio de acceso y circulación restringida.
En cuanto a imágenes y voz de los titulares, que se capturan a través de las cámaras de seguridad, la duración del almacenamiento es de treinta (30) días calendario, una vez transcurrido este tiempo, dicha información es eliminada.
Por regla general, GREENLIGHT no comparte los datos personales que recolecta con terceros. No obstante, GREENLIGHT para el cumplimiento efectivo de sus obligaciones puede entregar los datos a otras entidades amparados en los artículos 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2 del decreto 1074 que establece que se encuentra permitido la transferencia de datos personales cuando sea necesario para la ejecución de un contrato entre el titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del titular o exista un contrato de transmisión de datos personales.
La información personal que se solicite en relación con el cumplimiento de aspectos: legales, contractuales, tributarios, con fines de auditoria, entre otros relacionados, permanecerá almacenada de acuerdo con los tiempos máximos establecidos en la legislación colombiana para su retención.
La supresión de la información personal recolectada en bases de datos, cuyas finales no son obligatorias por ley, se realizará una vez se haya cumplido y eliminado la finalidad para la cual fueron recolectados, conforme a las autorizaciones, contratos y/o acuerdos que el titular de la información previamente haya pactado con GREENLIGHT S.A, no obstante, pueda que alguna información se conserve por fines estadísticos o de auditoria.
El uso o la finalidad de la información personal que es recolectada y almacenada es:
TIPOS DE TITULAR
FINALIDADES DE USO
CLIENTES
a. Desarrollar análisis internos de información para la elaboración de perfiles;
b. Realizar la gestión legal de cobros y pagos;
c. Gestionar los requisitos o necesidades que nos hayan sido requeridos o se deriven de una relación comercial;
d. Cumplir con Fines históricos o estadísticos;
e. Realizar la gestión y control de Inventarios;
f. Cumplir con los procedimientos administrativos, fiscales, contables internos y aquellos exigidos por Ley
g. Realizar la verificación de datos, referencias con terceros o entidades
h. Adelantar procesos comerciales, de venta, Marketing o publicidad propia
i. Realizar actividades para la fidelización de clientes
j. Mantener la seguridad y control de acceso a edificios
k. Llevar un control y registro sobre las relaciones comerciales
l. Contacto postventa para gestión de nuevos productos o servicios;
m. Atender y gestionar peticiones, consultas, reclamos o felicitaciones;
n. Soportar o evidenciar relaciones comerciales con terceros en el exterior
o. Cumplir con requisitos de una autoridad judicial o administrativa;
p. Realizar campañas de actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales;
q. Cumplir con los requisitos legales para la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo
r. Realizar reportes ante las centrales de riesgos cuando así sea requerido
s. Adelantar campañas de actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales.
t. Adelantar operaciones de comercio nacional e internacional
u. Adelantar comunicaciones o contacto vía correo electrónico, SMS, teléfono u otro medio
PROVEEDORES, CONTRATISTAS O ALIADOS ESTRATÉGICOS
a. Adelantar la gestión de los contratos y servicios contratados
b. Adelantar la gestión de cobros y pagos de acuerdo con la Ley
c. Fines históricos o estadísticos
d. Adelantar la gestión y control de Inventarios
e. Mantener la seguridad y control de acceso a edificios
f. Gestionar el transporte de mercancía a nivel nacional
g. Adelantar y gestionar requisitos de información
h. Cumplir con requisitos contables, fiscales y administrativos de Ley
i. Atender y gestionar peticiones, consultas, reclamos o felicitaciones
j. Llevar un control y registro de las relaciones comerciales
k. Realizar la verificación de datos, referencias con terceros o entidades
l. Cumplir con los requisitos legales para la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo
m. Realizar reportes ante las centrales de riesgo cuando así sea requerido
n. Atender requerimientos de autoridad judicial o administrativa
o. Adelantar campañas de actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales
p. Adelantar operaciones de comercio nacional e internacional
q. Adelantar comunicaciones o contacto vía correo electrónico, SMS, teléfono u otro medio
EMPLEADOS, COLABORADORES, TEMPORALES, TRABAJADORES RETIRADOS, PENSIONADOS
a. Gestionar y controlar procesos de capacitación y formación
b. Garantizar el ejercicio de los derechos legales y constitucionales
c. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a exempleados o empleados actuales
d. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia de seguridad y salud en el trabajo
e. Controlar los horarios de ingresos y egresos
f. Brindar seguridad y control de acceso a edificios
g. Fines históricos y estadísticos
h. Adelantar la gestión financiera, económica y contable de acuerdo con la Ley
i. Atender requerimientos de autoridad judicial o administrativa
j. Gestionar actualizaciones de datos e información
k. Informarlo de cambios en el tratamiento de datos personales
l. Registro en aplicativos y formularios de entidades y organismos estatales por requerimiento legal
m. Expedición de certificaciones
n. Evaluaciones de desempeño laboral
o. Realizar la verificación de datos, referencias con terceros o entidades
p. Cumplir con los requisitos legales para la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo
CANDIDATOS INTERESADOS O ASPIRANTES A TRABAJAR
a. Llevar a cabo la promoción y gestión de empleo;
b. Desarrollar actividades de promoción y selección de personal
c. Brindar seguridad y control de acceso a edificios
d. Alimentar nuestra base de datos de candidatos para tenerlo en cuenta en futuras oportunidades.
e. Convocarlo a entrevistas o pruebas
f. Realizar la verificación de datos, referencias con terceros o entidades
g. Cumplir con los requisitos legales para la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo
h. Adelantar comunicaciones o contacto vía correo electrónico, SMS, teléfono u otro medio
TERCEROS REFERIDOS
a. Adelantar procedimientos administrativos internos o de Ley
b. Llevar a cabo la gestión de aspectos contables y tributario
c. Realizar la verificación de datos y referencias
d. Informar de emergencias médicas u otras situaciones de riesgo
e. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a exempleados o empleados actuales
f. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia de seguridad y salud en el trabajo
g. Atender requerimientos de autoridad judicial o administrativa
h. Asegurar la gestión de la seguridad en nuestras instalaciones
i. Cumplir o adelantar las relaciones comerciales o contractuales
j. Adelantar comunicaciones o contacto vía correo electrónico, SMS, teléfono u otro medio
TITULARES EN CCTV O VIDEOVIGILANCIA
a. Asegurar la gestión de la seguridad en nuestras instalaciones
b. Adelantar investigaciones en caso de situaciones de riesgo o violaciones a la seguridad.
Los datos sensibles recolectados serán tratados con las siguientes finalidades:
TIPO DE DATO SENSIBLE
FINALIDAD DE RECOLECCIÓN
Biométricos
Los datos biométricos que recolectamos de los titulares tienen como finalidad el registro en sistemas de seguridad que controlan el acceso dentro de las instalaciones, controlan las horas de ingreso o egreso y tienen un carácter confidencial.
Salud
Los datos de salud que recolectamos de los titulares tienen como finalidad el cumplimiento de los aspectos requeridos por la normativa de seguridad y salud en el trabajo, la gestión interna riesgos laborales, la prevención y protección de todos los trabajadores ante las enfermedades y accidentes a los que se enfrentan en su ámbito laboral y el trámite de requerimientos ante entidades como IPS, EPS, ARL.
GREENLIGHT solicitará de manera libre, previa, expresa y debidamente informada, la autorización por parte de los titulares de los datos personales y para ello generará mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma, podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, digital, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, cumpliendo con los requisitos establecidos en la ley.
GREENLIGHT no recolecta datos de menores de edad, en el caso de llegar a requerir la recolección de este tipo de datos solo se realizará con:
GREENLIGHT ha adoptado medidas técnicas, jurídicas, humanas y administrativas necesarias para procurar la seguridad de los datos de carácter personal protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento. Asimismo, internamente GREENLIGHT ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información.
Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, son las siguientes:
Las empresas y/o personas externas a GREENLIGHT, que en virtud de una relación contractual realice el tratamiento de datos personales por cuenta de GREENLIGHT, deberá cumplir con las siguientes obligaciones:
En los casos de que GREENLIGHT opere como encargado de la información, los Responsables de la información deberán solicitar y conservar la autorización del titular de la información, para el tratamiento de los datos personales por parte de GREENLIGHT, por lo que GREENLIGHT presume que el Responsable de la información, cuenta con las autorizaciones previas y expresas de los titulares con quien tiene contacto, para hacer uso de sus datos personales y suministrará copia de tales autorizaciones en caso de que GREENLIGHT lo requiera, para los fines consagrados en la política de tratamiento de datos personales.
CAPÍTULO TERCERO
DERECHOS QUE TIENEN LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
El Derecho Fundamental al Habeas Data, faculta al titular del dato solicitar el acceso, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales que se encuentran en posesión de un tercero, a su vez, puede revocar la autorización que ha otorgado para el tratamiento. Si un titular de datos personales considera que GREENLIGHT tiene acceso a sus datos personales, esta persona puede en todo momento solicitar la consulta de sus datos, o si considera que GREENLIGHT está haciendo mal uso de sus datos, puede realizar la respectiva reclamación.
El titular está facultado para solicitar:
A través del mecanismo de la consulta, el titular del dato podrá solicitar a GREENLIGHT, acceso a su información personal.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. En caso de no ser posible dar respuesta a la consulta dentro del término referenciado, se le informará, los motivos de la demora y se le dará respuesta, máximo cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
A través del mecanismo de reclamo, el titular del dato podrá reclamar a GREENLIGHT, alguna inconformidad que tenga sobre el uso que se le está dando a sus datos.
El reclamo será atendido en un término máximo de (15) quince días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. En caso de no ser posible atender el reclamo dentro de dicho término se le informará, los motivos de la demora y se le dará respuesta máxima (8) ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En caso de que el reclamo se encuentre incompleto, se le requerirá, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Cuando GREENLIGHT no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al titular.
Las personas facultadas para solicitar una consulta a GREENLIGHT son las siguientes:
Estos casos, son meramente ejemplificativos y no son exclusivos, ni excluyentes.
Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:
Todo ejercicio de sus derechos requiere de legitimación previa, de acuerdo con lo descrito en el artículo 2.2.2.25.4.1 de decreto 1074, por lo cual toda petición o reclamo asociados a solicitudes de acceso, rectificación, actualización o eliminación de datos deberá estar acompañada de cualquiera de los siguientes documentos:
En caso de que el titular de la información solicite acceso a imágenes y/o videos donde se capture su información, deberá seguir el siguiente procedimiento:
Para que proceda el trámite, GREENLIGHT:
GREENLIGHT tiene habilitado los siguientes canales para que los titulares ejerzan su derecho al Habeas Data:
Teléfonos :
PBX: (571) 351 6050
Punto de atención física :
Oficinas Calle 23 N° 20-20 de 8:00am a 4:00pm
Estos son los únicos canales que GREENLIGHT S.A tiene habilitados para las consultas y reclamos por protección de datos personales, por lo tanto, el titular deberá tenerlos presente.
Si alguna área o encargado de la información le llega una consulta o reclamo relativo a protección de datos personales, deberá informarle al titular los canales existentes y en ningún caso, podrá dejar sin respuesta al titular de la información. El titular debe acreditar y aportar la información que se referencia en el punto 3.3.1 de la presente política.
El responsable del efectivo cumplimiento de la Política, así como de las consultas y reclamos relacionados con la protección de datos personales de los titulares en GREENLIGHT S.A será la SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA, En todo caso el responsable, podrá requerir otras áreas de GREENLIGHT para efectos de verificar el cumplimiento de la normatividad relativa a protección de datos personales. En caso de cualquier duda respecto a esta política, puede contactarnos a través de los canales descritos en el numeral 3.5 de esta política.
CAPÍTULO CUARTO
DISPOSICIONESFINALES
En el tratamiento de datos personales, GREENLIGHT de manera permanente, verificará en sus procesos, protocolos, procedimientos y políticas, que se garantice el derecho de hábeas data a los titulares de la información.
Cualquier titular de la información que tenga alguna relación con GREENLIGHT SA, deberá acatar la presente política. Los titulares de la información, diferente a los usuarios finales, deberán cumplir con el manual interno de políticas relativas a la protección de datos personales.
GREENLIGHT SA garantiza los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad sobre los datos que reposan en las bases de datos de GREENLIGHT SA.
La presente política de tratamiento de datos personales se articula con el Manual interno de Políticas para el tratamiento de datos personales, el cual, establece los criterios, requisitos y lineamientos para que se haga efectiva la presente política.
Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Los datos personales proporcionados se conservarán mientras se mantenga la relación contractual con el Titular de la información o mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.
Esta política entra en vigor el día quince (15) del mes de Febrero del año Dos Mil Diez y Nueve (2019)